Datenschutz und Personenauskunft

Unter Einstellungen → Datenschutz & Auskunft bearbeiten berechtigte Personen Auskunftsanträge. Die eigene Berechtigung privacy.export ist standardmäßig nur beim Administrator enthalten und kann einer eigens eingerichteten Rolle zugeteilt werden. Ein Compliance- oder Audit-Zugriff reicht dafür nicht aus.

Auskunft erstellen

1. Eingang des Antrags dokumentieren. VIA zeigt einen Kalendermonat als reguläre Antwortfrist. Ein Antrag vom 31. Januar endet damit am 28. bzw. 29. Februar. Prüfe Sonderfälle und eine begründete Verlängerung gesondert; erforderliche Mitteilungen werden von VIA nicht verschickt.
2. Eine bis fünf Identitäten derselben Person zuordnen: Erzeuger, Teammitglied, Kundenkontakt oder Portalbenutzer. Ähnliche Namen sind kein Identitätsnachweis. Weitere Zuordnungen werden nicht automatisch über E-Mail-Adressen gesucht.
3. Identität über einen angemessenen bekannten Kontaktweg prüfen und den Prüfweg dokumentieren. Keine Ausweisnummern oder Ausweiskopien im Notizfeld speichern. Eine zusätzliche Ausweiskopie ist nicht pauschal erforderlich.
4. Vorschau laden und sämtliche Datensätze prüfen. Felder mit Daten Dritter können mit Begründung geschwärzt werden. Schwärze keine eigenen Daten der anfragenden Person ohne tragfähigen Grund.
5. Originaldokumente einzeln öffnen und prüfen. Standardmäßig wird keine Originaldatei beigelegt. Die Auswahl betrifft unveränderte Originale; enthält ein Dokument Daten Dritter, liefere eine gesondert geprüfte, bearbeitete Fassung über einen sicheren Kanal. Eine Feldschwärzung bearbeitet keine PDF- oder Bilddatei.
6. Angaben zum Verantwortlichen, Zwecken, Datenkategorien, Empfängern, Aufbewahrung, Datenherkunft, Betroffenenrechten, Beschwerdeweg, Drittlandtransfers und automatisierten Entscheidungen konkret ausfüllen. VIA erfindet hierfür keine organisationsbezogenen Aussagen.
7. Weitere Datenbestände prüfen und erforderliche Angaben im Ergänzungsfeld oder als getrennte sichere Lieferung bereitstellen. Beide Prüfbestätigungen setzen und ZIP herunterladen.
8. Vollständige Auskunft sicher an die verifizierte Person übermitteln. Übermittlung protokollieren erst nach tatsächlicher Zustellung betätigen. Das Erstellen oder Herunterladen einer Kopie versendet keine Antwort.

Das ZIP enthält data.json, eine ohne externe Ressourcen lesbare auskunft.html, ein Prüfsummenmanifest und ausschließlich ausgewählte Originale. Es wird direkt ausgeliefert, nicht als öffentliches Downloadobjekt gespeichert. Änderungen an Quelldaten verlangen eine neue Vorschau und Prüfung. Maximal 20 MiB Originale pro Paket; größere Auskünfte geprüft aufteilen. Abbrüche und fehlende oder beschädigte Originale werden als Fehler angezeigt, nicht stillschweigend ausgelassen.

Wenn keine passende Identität auffindbar ist, prüfe die Identifikation und weitere Systeme gesondert. Ordne keine andere Person als Ersatz zu. Eine erforderliche Negativauskunft muss separat bearbeitet und beantwortet werden.

Automatischer Umfang und erforderliche Ergänzungen

Zuordnung	Automatisch enthalten
Erzeuger	Stammdaten, derzeit zugeordnete Flächen mit allen Versionen, Ernten und Erfassungseinträge, eigene Mengenbeiträge zu Chargen, Flächenscreenings und fachliche Bewertungen; zugeordnete Dokumente zur Auswahl
Teammitglied	VIA-Profil, Mitgliedschaft, passende Einladungen und eigene Aktivitätsreferenzen; keine fremden Datensätze aus Audit-Nutzdaten
Kundenkontakt	Eigene Kontaktdaten und ausdrücklich zugeordnete Portaleinladungen
Portalbenutzer	VIA-Profil, eigene Portalzuordnungen und Zugriffsreferenzen

Der automatische Umfang ist keine Vollständigkeitsbestätigung für Art. 15 DSGVO. Prüfe insbesondere frühere Erzeugerzuordnungen von Flächen, Änderungs- und Korrekturhistorien, Einträge der Person als Bearbeiter oder Ansprechpartner, gemischte Chargen und Lieferketten, Sendungs- und EUDR-Snapshots, Freitext und historische Dokumente. Diese Bestände können mehrere Personen betreffen und werden nicht pauschal weitergegeben. Auch Auth0-Konto- und Sicherheitsdaten, Cloudflare-Protokolle, Support, E-Mail und andere Systeme sind gegebenenfalls gesondert anzufordern. Relevante Daten müssen vor Abschluss der Auskunft ergänzt werden.

Die Zuordnungen, Identitätsprüfung, Exportprüfsummen und Zustellung werden organisationsbezogen protokolliert. Die ZIP-Kopie selbst wird nicht dauerhaft in VIA abgelegt. Lege eine angemessene Frist für Auskunftsvorgänge und den Nachweis ihrer Bearbeitung fest; die Anwendung löscht diese Vorgänge nicht automatisch.

Auskunft, Portabilität und weitere Pflichten

Art. 15 betrifft die Auskunft einschließlich einer Kopie der personenbezogenen Daten und weiterer Informationen. Art. 20 zur Datenübertragbarkeit hat eigene Voraussetzungen, insbesondere Verarbeitung auf Einwilligungs- oder Vertragsgrundlage und automatisierte Verarbeitung. Das JSON-Format unterstützt strukturierte Weitergabe, entscheidet aber nicht, welche Daten nach Art. 20 herauszugeben sind oder ob eine direkte Übermittlung erforderlich und technisch möglich ist.

Weitere Pflichten bleiben bestehen: Rechtsgrundlagen und Informationen an Betroffene, Auftragsverarbeitungsverträge, Lösch- und Aufbewahrungskonzept, Berichtigung, Einschränkung und Widerspruch sowie technische und organisatorische Schutzmaßnahmen. Ein Export allein stellt keine vollständige DSGVO-Konformität her.

Backups und Wiederherstellung

Die neue tägliche Produktionssicherung umfasst Datenbank und tatsächliche private Dokumentdateien. Sie ist vor dem Upload verschlüsselt, liegt 35 Tage in einem getrennten privaten EU-Backup-Bucket und zusätzlich 30 Tage als verschlüsseltes GitHub-Artefakt. Historische Deployment- und frühere Sicherungsartefakte können abweichende Fristen und Schutzmaßnahmen haben. Die operativen Details und der Wiederherstellungstest stehen im internen docs/production-backup-restore.md.

Sicherungsfristen ersetzen keine gesetzliche Nachweisaufbewahrung. Bei einer Wiederherstellung müssen nach dem Sicherungszeitpunkt erfolgte Löschungen, Berichtigungen und Einschränkungen erneut angewandt werden, bevor Daten wieder produktiv genutzt werden. EUDR-Originale dürfen nicht ohne Prüfung einschlägiger Aufbewahrungspflichten gelöscht werden.

Rechtsquelle: DSGVO, insbesondere Art. 12, 15, 20 und 32.