TRACES und EU-Erklärungen
Was gehört wohin?
VIA führt Herkunft, Mengen, Flächenversionen, Bildnachweise und die interne Risikobewertung zusammen. TRACES ist die EU-Plattform; ihr EUDR-Informationssystem nimmt Sorgfaltserklärungen entgegen. Eine solche Erklärung heißt DDS (Due Diligence Statement).
Die Verbindung verknüpft eure Organisation in VIA mit dem passenden EU-Zugang. Sie importiert nicht automatisch das gesamte TRACES-Konto. Die verantwortliche Person prüft den Entwurf und löst die Übermittlung ausdrücklich aus.
| Daten | Verhalten in VIA |
|---|---|
| Produkte, HS-Code, Mengen, Erzeuger, Produktionsländer und Geometrien | Werden für den DDS-Entwurf aus der geprüften Sendung zusammengestellt und bei der Übermittlung an die EU gesendet. |
| Bildnachweise, Originalunterlagen und Prüfberichte | Bleiben in VIA und im Nachweisdossier. Dieser DDS-Ablauf sendet keine Bilddateien oder Berichts-PDFs. |
| EU-Status, Referenznummer und Verifizierungsnummer | Werden nach dem EU-Abruf bei der zugehörigen Erklärung in VIA gespeichert. Eine EU-Rückmeldung ist keine Bestätigung der Entwaldungsfreiheit. |
1. EU-Zugang beschaffen
Zuerst im EU-System Organisation und Benutzer registrieren beziehungsweise dem bestehenden Unternehmen beitreten. Acceptance dient zum Testen und hat keine Rechtswirkung. Production ist für rechtswirksame Erklärungen vorgesehen. Beide Umgebungen benötigen eine eigene Registrierung.
Die Webservice-Angaben stehen im EU-Profil unter Edit Profile → Web Services Access. Verwende den Webservice-Benutzernamen, den Authentication Key und die WebServiceClientId. Der Authentication Key ist nicht dein EU-Login-Passwort. Ein Operator Access Identifier ordnet bei Bedarf den vertretenen EU-Unternehmenskontext zu. Für den genauen EU-Registrierungsablauf gilt die offizielle Zugangsanleitung.
2. In VIA verbinden
Öffne Einstellungen → TRACES. Die Organisationsdaten einschließlich rechtlicher Bezeichnung und EORI stehen weiterhin unter Einstellungen → Organisation.
- Acceptance auswählen.
- Die drei Webservice-Pflichtangaben und gegebenenfalls den Operator Access Identifier eintragen.
- Speichern wählen. Der Schlüssel wird verschlüsselt gespeichert und danach nicht erneut angezeigt.
- Gespeicherte Verbindung testen wählen. Der Test prüft die Erreichbarkeit und den Unternehmenskontext; er reicht noch keine DDS ein.
settings.manage ist zum Verwalten des Zugangs nötig. Andere Personen mit Zugriff auf die Einstellungen sehen den Bereich mit deaktivierten Feldern und einem Hinweis. Ist die sichere Speicherung noch nicht eingerichtet, bleibt Speichern gesperrt; die technische Administration muss dies zuerst einrichten.
Acceptance und Production bezeichnen die EU-Umgebung. Sie sind unabhängig davon, ob du VIA auf Staging oder im Produktivsystem öffnest.
3. Erklärung aus einer Sendung vorbereiten
Öffne Versand → Sendungen → Sendung → Prüfung → EU-Erklärung / TRACES.
- Produktionsdaten, Herkunft, Nachweise und EUDR-Bewertung vervollständigen. Geltungsbereich und rechtliche Rolle müssen fachlich zutreffen. Der eigene DDS-Ablauf ist für verantwortliche Marktteilnehmer oder Bevollmächtigte vorgesehen; nicht jede Lieferkettenrolle reicht eine eigene DDS ein.
- Eine aktuelle interne Entscheidung Freigegeben ohne offene Prüfpunkte dokumentieren. Strittige Fälle können eine zweite Person verlangen.
- EU-Umgebung, Tätigkeit und EU-Land der Tätigkeit auswählen. Für Holz sind die Artenangaben zu ergänzen; Bevollmächtigte erfassen das vertretene Unternehmen.
- Entwurf vorbereiten wählen. Der Entwurf bleibt zunächst in VIA; dafür ist noch kein EU-Zugang erforderlich.
- Den konkreten Entwurf prüfen. Änderungen der Nachweise machen einen früheren Entwurf veraltet.
- Die Übermittlung bestätigen und Geprüften Entwurf übermitteln wählen. Hierfür braucht es zusätzlich traces.submit und eine getestete Verbindung für die gewählte Umgebung.
Die Schritte bleiben sichtbar, wenn Voraussetzungen fehlen. Deaktivierte Aktionen werden durch die Hinweise im selben Bereich erklärt. Ein gespeicherter Zugang allein aktiviert den Produktivbetrieb noch nicht: Erst nach vollständigem Acceptance-Test schaltet die technische Administration die produktive Übermittlung gesondert frei. Die einmalige vereinfachte Erklärung berechtigter kleiner Primärerzeuger ist ein separater, in VIA derzeit nicht automatisierter Ablauf.
4. Wie kommt die EU-Rückmeldung zurück nach VIA?
Nach dem Senden speichert VIA die EU-Vorgangskennung. Frühestens nach 30 Minuten Status abrufen / unklare Übermittlung abgleichen wählen. Der Abruf speichert Status, Referenznummer und Verifizierungsnummer direkt bei dieser Erklärung und Sendung. Dafür ist kein Kopieren aus dem EU-Portal nötig. Die Rückmeldung wird nicht automatisch in ein allgemeines Freitextfeld kopiert.
Bei unklarem Ausgang oder Zeitüberschreitung nicht erneut senden: Zuerst über die gespeicherte interne Referenz abgleichen. Änderungen und Rücknahmen sind eigene, ausdrücklich bestätigte Aktionen und unterliegen den EU-Sperren. VIA synchronisiert keine beliebigen fremden Erklärungen im Hintergrund.
Eine vom Lieferanten erhaltene Referenz wird unter den vorgelagerten EU-Erklärungen der Sendung mit Referenz- und Verifizierungsnummer erfasst und zugeordnet. Eine manuell im EU-Portal erstellte eigene Referenz kann im Sendungsfeld DDS-Referenz dokumentiert werden; diese Eingabe ist noch kein durch die Schnittstelle bestätigter EU-Status und ersetzt den kontrollierten Übermittlungsablauf nicht.
Bildnachweise drucken
Unter Bildnachweise zur Fläche → Gesicherte Nachweise → Bildnachweise drucken werden die gespeicherten Ausschnitte mit Aufnahmedatum, Flächenversion, Quelle und Prüfsumme gedruckt. Der Screeningbericht enthält dieselben Nachweise für seine eigene Flächenversion. Später ergänzte Bilder werden als Stand zum Druckzeitpunkt ausgewiesen und verändern den historischen Screeningbefund nicht. Ungesicherte Kachelübersichten werden nicht als Beleg übernommen.